《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》
主讲/辛巧娟
底层管理文件（6）——对相关方施加影响的管理规定
1 目的和范围
为对相关方施加影响、必要时予以控制、进行管理，特制定本规定。
本规定适用于本公司环境、职业健康安全管理体系范围内对可施加影响的相关方的管理过程。
2 职责
2.1 综合管理部归口管理本规定。
2.2 各相关部门确定本部门的可施加影响的相关方，并对其进行管理，必要时协助其采取必要的控制措施。
2.3 管理者代表监督、指导本规定的实施。
3 内容和要求
3.1 相关方的界定
3.1.1 相关方：工作场所内外与组织环境／职业健康安全绩效有关或受其影响的个人或团体。
3.1.2 本规定所指可施加影响的相关方为：
(1) 采购、外包供方。
(2) 建筑安装施工承包方。
(3) 设备维修承包方。
(4) 运输服务承包方。
(5) 服务承包方。
(6) 处置废弃物承包方。
(7) 劳务人员。
(8) 其他外来人员。
3.1.3 其他相关方本规定不涉及，已有其他相关文件对其做出规定，如：
(1) 顾客：应关注满足其要求，可见《与顾客有关的过程控制程序》、《沟通、协商与信息交流控制程序》和《顾客和相关方满意评价程序》。
(2) 上级公司、政府主管部门（安监局、环保局、卫生局、技监局等）：应关注遵守其法规要求，可见《沟通、协商与信息交流控制程序》和《顾客和相关方满意评价程序》。
(3) 银行、中介机构、新闻媒体、相邻的组织和社区等：应关注并为其作出贡献，提高组织形象，可见《沟通、协商与信息交流控制程序》和《顾客和相关方满意评价程序》。
(4) 公司员工：应关注为其创造适宜的工作环境和发展空间，使其实现个人价值，可见《沟通、协商与信息交流控制程序》。
3.2 对供方、承包方的基本要求
3.2.1 本公司的供方、承包方应建立、实施并保持适当的质量、环境和职业健康安全管理体系，具有相应的资格、能力。能够提供满足本公司质量、环境和职业健康安全要求的产品和（或）服务。
3.2.2 进行调查评价
(1) 为满足本公司质量、环境和职业健康安全要求的能力，物质供应部按《采购控制程序》的规定组织相关部门对供方、承包方进行调查评价，确定本公司的合格供方。
(2) 物质供应部组织有关部门对提供产品和（或）服务中可能存在重要环境因素或重大风险的供方、协作方应进一步进行环境／职业健康安全的调查评价：
①向其发出《供方（协作方）环境／职业健康安全调查表》，了解其环境／职业健康安全管理状况和绩效，根据其提供的信息对其进行环境／职业健康安全评价；
②必要时，应到其现场进行评价。
(3) 对供方、协作方环境／职业健康安全绩效评价的主要内容包括：
①在产品生产过程中遵守法律法规和其他要求的情况；
②建立、实施和保持环境／职业健康安全管理体系的情况；
③供应本公司的产品和服务可能产生的有害因素和影响；
④产品包装是否可回收利用的情况等。
(4) 将环境／职业健康安全评价结果填写在《供方（协作方）环境／职业健康安全评价表》中，作为对其合格评价的重要部分。经评价建立公司《合格供方名单》。
3.2.3 选择、签订合同（协议）
(1) 各采购、发包部门应根据本公司所需的产品、工程和服务的要求，在《合格供方名单》中选择供方、承包方，与其签订合同（协议），并对采购的产品和（或）服务进行验证。
(2) 提供含有重要环境因素／重大风险产品和（或）服务的供方、协作方：
①向其发出《关于环保／健康安全的倡议信》，将本公司环境和职业健康安全方针和有关要求传递给他们。
②与其签订《重点相关方环保／健康安全协议书》，以确保其提供的产品和（或）服务中所涉及的重要环境因素／重大风险得到控制。
3.3 对采购、外包供方的管理
3.3.1 对原材料、设备、配套件的采购，应明确具体的采购信息（包括规格型号，质量、环境和职业健康安全要求，数量、交货期、验收标准等） 。
3.3.2 对外包过程应明确：
(1) 具体要求（如法律法规要求、相关标准、技术要求等） 。
(2) 过程实施中监督检查的方式。
(3) 相关的重要环境因素／重大风险及控制措施。
(4) 交付及接受准则等。
3.3.3 对加工外包方，应明确其生产资质和人员、设备能力，涉及特殊过程的应明确其过程确认要求和工艺文件要求。
3.3.4 对设计外包方，应明确其设计资质和人员能力，以及参与策划、评审、验证、确认和更改的程序。
3.3.5 对委托检验和试验，应明确其检测资质和人员、设备能力，以及检测方法和所提供的证明文件。
3.3.6 对提供危险化学品的供方，要求提供相关产品的《安全技术说明书(MSDS)》，要求其提供适宜的包装物并承诺回收。
3.4 对建筑安装施工承包方的管理
3.4.1 建筑安装施工承包方的资质审查
(1) 必须是具有营业执照的独立法人组织、具有相应的资质证书，项目经理具有相应的资格证书。
(2) 发包部门对其进行资质、资格验证和施工能力审查，并按《建筑／安装施工开工资质及资格验证审查表》逐项检查，不具备资质和能力的不得发包。
3.4.2 建筑安装施工合同的审批
(1) 需要发包部门填写《承包（建筑安装）工程项目审批表》，并履行各项审批手续。
(2) 发包部门通过招投标方式并经评审确定承包方后，与其签订《建筑（安装）施工合同》，同时签订由政府主管部门统一制定的《建筑（安装）安全合同》。
(3) 《建筑（安装）安全合同》必须附承包方的《营业执照》、《资质证书》、《企业安全资质证书》、《法人代表安全证》、《施工队长安全证》的复印件。
3.4.3 建筑安装施工的环境／安全管理
(1) 发包部门与承包方签订《承包项目环保／安全管理协议》，并将本公司的环境／职业健康安全方针和管理要求传递给承包方。
(2) 《承包项目环保／安全管理协议》应规定施工过程中的环保／安全要求，包括：
①保护施工现场的环境，防止造成不应有的破坏或污染，控制废水、废气、固体废弃物、噪声、粉尘、震（振）动等的超标排放，节约资源、能源，避免浪费；
②发包部门向承包方进行安全技术交底，明确与施工活动有关的公司已确定的重要环境因素和重大风险及其控制措施，必要时提供相关程序；
③公司提供的设施及作业场地，必须完好；合同规定管理人员、设备机具等由发包方提供时，应做到管理人员尽职、设备机具良好；双方做好设施、设备的交接、验收，并实施记录存查；
④承包方施工负责人应根据施工组织设计或施工方案组织施工，向工作人员进行有针对性的环保／安全技术交底，重要环境因素和重大风险及其控制措施交底，并实施记录存查；
⑤进入施工现场的承包方人员应遵守承包方和本公司的规章制度、文明施工，特种作业人员必须经过培训、考核合格，持证上岗；
⑥承包方派驻现场的施工代表，对施工中的环保／安全负有监督、检查等责任。
(3) 《承包项目环保／安全管理协议》的要求、责任、措施等应明确、适当，应明确双方的环保／安全责任和义务，对造成的不良后果由责任方负责。
(4) 《承包项目环保／安全管理协议》经发包部门负责人评审，报综合管理部审核、主管副总经理批准后，方可生效。
3.5 对运输服务承包方的管理
3.5.1 运输服务发包部门应调查、评价运输服务承包方的资格和能力，运输服务承包方应具有相关的运输项目／物品的准运证，机动车辆驾驶员应待相关证件上岗。
3.5.2 在与其签订承包合同的同时，应签订《运输服务安全环保协议书》，要求其必须遵守相关的法律法规及其他要求对运输的管理规定。
3.5.3 在与其签订的《运输服务安全环保协议书》中应包括以下内容：
①加强对机动车辆的日常维护和保养，保持性能良好，防止噪声、尾气对环境的污染；
②遵守交通规则和本公司的规章制度，不得在禁止鸣笛区域内鸣笛；
③装卸货物要轻装轻卸，防止碰撞、拖拉和倾倒，不得人货混装；
④装运易污染物品时，应予覆盖并准备应急设备以避免或减少可能造成的污染；
⑤禁止在本公司内清洗车辆，运输垃圾送至规定的场所，湍油车辆不得驶入公司。
3.6 对设备维修承包方的管理
3.6.1 设备保障部组织有关部门对设施、设备维修承包方进行环境、健康安全管理。
3.6.2 对设施、设备维修承包方进行资质审查、签订合同（协议），参照3.4.3款的要求进行环境／安全管理，对其施加影响并采取必要的控制措施。
3.7 对处置废弃物承包方的管理
3.7.1 综合管理部组织有关部门对清运、处置废弃物的承包方进行环境／安全管理。
3.7.2 对清运、处置废弃物的承包方的资质进行审查，并对废弃物的清运、交接等予以控制。
3.8 对劳务人员的管理
3.8.1 各部门根据公司生产经营活动需要临时录用劳务人员时，应提请人力资源部审批，并履行录用手续。
3.8.2 对劳务人员的录用、健康检查、培训、日常管理等应进行控制。
3.8.3 对工作需要返聘的退休人员的管理，应参照对劳务人员的管理要求执行。
3.9 对其他外来人员的管理
3.9.1 办公室对来访的客人（包括参观、访问、采访、信访、实习、工作联系等）进行环保／安全教育，指派专人陪同，采取必要的控制措施，确保其遵守本公司的各项规章制度。
3.9.2 外来人员一般不能进入生产现场，必要时需征得生产计划部同意，由专人陪同并佩戴安全保护用品。
3.10 对相关方的监督检查
3.10.1 对供方和承包方进行监督检查：
(1) 采购或发包部门应对其供货和服务过程进行监督检查，发现违章违纪或隐患时，应按规定进行处置，向其发出《相关方不符合整改通知单》要求其进行整改。
(2) 采购或发包部门应加强对其管理，需要时向供方或承包方提供必要的支持，确保各项要求得以落实。
(3) 由千供方和承包方原因造成环境污染、人身伤害等事故、事件或违章违纪时，综合管理部视情做出处罚决定。
(4) 对违反规定又不听劝告的，与相关方负责人联系取得一致意见后进行适当的处罚。
3.10.2 物资保障部应建立合格供方业绩档案，每年结合其供货和服务业绩对供方、承包方进行重新评价，并根据重新评价结果进行动态管理。
3.11 信息交流
3.11.1 综合管理部应组织相关部门按《沟通、协商与信息交流控制程序》的规定与相关方进行沟通、协商与信息交流，以利对相关方的管理。
3.11.2 综合管理部应组织相关部门按《沟通、协商与信息交流控制程序》的规定向上级主管部门、政府主管部门、社会团体传递本公司环境和职业健康安全的相关信息。
3.12 记录
对供方和承包方施加影响、采取控制措施时，有关部门应保持适当的记录，并按《记录控制程序》进行管理。
4 相关文件
4.1《记录控制程序》
4.2《沟通、协商与信息交流控制程序》
4.3《与顾客有关的过程控制程序》
4.4《采购控制程序》
4.5《顾客和相关方满意评价程序》
5 相关表格和报告
5.1 《供方（协作方）环境／职业健康安全调查表》（略）
5.2 《供方（协作方）环境／职业健康安全评价表》（略）
5.3 《合格供方名单》（略）
5.4 《关千环保／健康安全的倡议信》（略）
5.5 《重点相关方环保／健康安全协议书》（略）
5.6 《安全技术说明书(MSDS 表）》（略）
5.7 《承包（建筑安装）工程项目审批表》（略）
5.8 《建筑（安装）施工合同》（略）
5.9 《承包项目环保／安全管理协议》（略）
5.10 《运输服务安全环保协议书》（略）
5.11《相关方不符合整改通知单》（略）
5.12《建筑安装／施工开工资质及资格验证审查表》（略）
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