《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》
主讲/辛巧娟
底层管理文件（1）——文件编写规定
1 目的和范围
为统一公司一体化管理体系文件的结构、格式、体例和编号，特制定本规定。本规定适用于公司一体化管理体系文件（以下简称“文件”)的编写。
2 文件编写原则
2.1 符合国家的方针、政策、法律法规以及“三个采用标准”的要求。
2.2 文件要充分吸收和创造性地运用国内外先进的管理经验，并结合本公司实际情况，纳入行之有效的管理方法。
2.3 文件应具有指令性、系统性、协调性、可操作性和可检查性。
2.4 文件内容要简化、优化，格式要统一、规范，语言要准确，文字要简练，概念要明确。
3 文件的结构、内容和格式
3.1 封面
封面给出必要的与该文件相关的信息，同一类文件应保持统一。文件较长（一般超过6页）时，可加封面。
3.2 目录
目录是可酌情取舍的概述要素。通常可列出章、节（一般不超过3个要素条款号，如3.1.1)和附录。列出的所有要素条款号均应引用完整的标题，并标出页码。本公司的文件只在综合管理手册、质量计划（质保大纲）和某些报告等较长的文件中添加目录。
3.3 前言
前言中给出文件的一般情况，如编写的依据、目的等信息。本公司的文件只在综合管理手册等较长的文件中添加前言。
3.4 文件名称
文件名称的措词应审慎，力求简练、明确地突出文件的主题，使之与其他文件区别开来。
3.5 范围
这一要素应列于每个文件正文的开始，以明确规定文件的主题及其所包括的方面，从而指明该文件或其他某些部分的使用限制，它不应包含要求。本公司的文件中有的采用“总则”或“适用范围＂的提法代替＂范围” 。
3.6 引用文件
引用文件是可酌情取舍的要素。这一要素应列出正文中引用文件的一览表，包括它们的编号（代号、顺序号、年号）、名称，必要时还要包括发布单位和实施日期。
引用文件之前必须使用以下引导语：“下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件，然而，鼓励根据本文件达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最近版本，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。”
引用文件不应包括：
(1) 未公开的文件；
(2) 仅作为信息参考的文件；
(3) 文件制订中仅作为参考的文件。
以上这些文件可列入“参考文献” 。
3.7 术语和定义
这是可酌情取舍的要素，给出理解该标准中使用的某些术语所必要的定义。定义应由下列词句开头：
“本文件采用……确立的及如下术语和定义”或“本文件采用……中的术语和定义”。
3.8 职责与权限
(1) 本部分主要规定对有关部门和人员的职责和权限。
(2) 按部门规定职责时，主要规定为实现该项业务应设置的机构名称、工作范围、责任与权限以及分工界限。
(3) 按个人规定职能时，主要规定各级各类人员在该项业务中所应承担的工作、应负的责任和必须明确的权限。
3.9 内容与要求（或工作程序）
(1) 本部分是文件的核心，其章、条、款、项依文件所涉及的范围与事项的繁简程度而定。
(2) 对某一具体文件，应规定出内容、方法和要求。明确干什么，谁来干，何时、何地、如何干、干到什么程度为好，以及如何控制、记录等。
(3) 当文件所涉及部门较多，且关系或职责复杂时，应规定有关部门的协作关系、协作方式和相互制约的关系、制约方式与仲裁权限等。必要时可设专章规定上述内容。
(4) 需要信息反馈的管理事项，也可设专章，规定出信息反馈的渠道、内容、时间、方式和信息处理的程序、时限，对有争议的信息规定出仲裁权限。
3.10 相关文件
本部分是文件的支持内容，列出文件中所引入的相关其他文件。一般是上级文件引入同级的文件或下级文件。应顺序列出文件的编号、名称，必要时还要有发布单位和实施日期。
3.11 相关表格和报告
本部分是文件的支持内容，列出文件中所给出的相关表单。相关表单可能是记录表格（如《文件发放登记表》）或报告，也可能是文件表格（如《环境因素识别、评价表》）。
3.12 规范性附录
规范性附录为可选要素，它给出标准正文的附加条款与标准正文具有同等效用。附录的规范性性质（相对资料性附录而言）应加以明确。
3.13 资料性附录
资料性附录为可选要素，它给出对理解或使用文件起辅助作用的附加信息。该要素不应包含需要声明符合某文件而应遵守的条款。附录的资料性性质（相对规范性附录而言）应加以明确。
3.14 参考文献
参考文献为可选要素。如果有参考文献，则应置于最后一个附录之后。
4 字号和字体
文件各部分的字号和字体需有统一的规定。
5 文件的编号办法
文件均应有唯一的编号，编号办法见附录A （规范性附录）《文件编号办法》。
6 文件的条款体例
文件的章、条、款、项的序号设立，见附录B （规范性附录）《文件条款序号的规定》。
7 附录
7.1 附录A （规范性附录）《文件编号办法》（略）
7.2 附录B （规范性附录）《文件条款序号的规定》（略）
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