《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》
主讲/辛巧娟
程序文件（16）——采购控制程序
1 目的
对采购产品及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。
2 适用范围
适用于公司对产品实现、生活、办公所需的物资（原材料、外协加工件、设备；生活、办公和劳保用品）以及外包过程（包括外供服务）的采购控制。
3 职责
3.1 物资供应部归口管理原材料、外协加工件、设备的采购控制（包括相关外包过程）。
3.2 办公室归口管理生活、办公和劳保用品的采购控制（包括相关外包过程）。
3.3 综合管理部负责对需要检验和试验的采购产品进行检验和试验。
3.4 各部门对本部门所需的采购产品的控制予以配合管理。
3.5 供销副总经理监督、指导本程序的实施。
4 工作程序
4.1 采购产品和外包过程的分类
4.1.1 采购产品的分类
根据对公司产品质景以及环境和职业健康安全绩效的影响程度，采购产品分为二类：
(1) 重要物资(A类）：对最终产品的质量、环境和职业健康安全绩效影响较大的产品。
(2) 一般物资(B类）：对最终产品的质量、环境和职业健康安全绩效影响一般的产品。
(3) 辅助材料(C类）：非直接用千产品本身的起辅助作用的材料，或对质量、环境和职业健康安全绩效影响较小的产品。
4.1.2 外包过程的分类
(1) 重要外包过程(Ⅰ类）：所提供的产品或服务的作用类似于重要物资的过程。
(2) 一般外包过程(Ⅱ类）：所提供的产品或服务的作用类似于一般物资的过程。
(3) 辅助外包过程（Ⅲ类）：所提供的产品或服务的作用类似千辅助材料的过程。
4.1.3 物资供应部在征求各部门意见后，编写《采购产品和外包过程分类清单》，经主管副总经理批准后执行。
4.2 对供方的评价和合格供方的确定
4.2.1 确定对提供各类物资或外包过程的供方进行评价的准则，评价准则应考虑其对最终产品的影响。
4.2.2 供方的评价准则
(1) A类物资或Ⅰ类外包过程供方应提供充分的书面证明材料（应包括以下内容），以证实其能力：
①基本要求（相关资质和许可证据）；
②产品质量能力（产品水平，样品测试及小批量试用清况，与采用标准或规范的符合性、稳定性，价格、交货等情况）；
③体系运行情况（相关质量、环境和职业健康安全管理体系认证证书及其有效性）；
④技术能力（技术人员水平，检测和试验手段，服务质量等）；
⑤商务能力（财务状况）等。
(2) B类产品或Ⅱ类外包过程供方可只进行上款(1)和（2)项的考察。
(3) C类产品或Ⅲ类外包过程供方应经过样品检验或小批量试用合格。
(4) 对提供服务的供方（如运输公司、检测、培训机构等），应结合其服务内容和性质重点评价其资质、服务能力和水平。
4.2.3 物资供应部组织有关部门按照相应的评价准则对各供方进行评价，选择合格的供方，并分别填写《供方评定记录表》和《合格供方名单》。对国家授权的服务部门、检定部门、产品检验机构、通过国家实验室认可的检定或测试实验室，可直接列入《合格供方名单》。
4.2.4 对列入《合格供方名单》的供方采取动态管理，每年年初根据上一年度的业绩对合格供方物资供应部组织进行一次跟踪复评，并填写《供方业绩评定表》。根据复评结果确定取舍，或经评价后补充新的合格供方。
4.2.5 供方评价的资料和记录存物资供应部管理。
4.3 采购信息
4.3.1 本公司的采购信息应形成文件，可能有综合多项的《月采购计划》、专项的《采购合同、协议》、《临时采购计划》等。
4.3.2 采购文件应包括如下拟采购产品的信息：
(1) 对产品的质量、环境和职业健康安全要求（可直接引用各类标准或规范、图样等技术文件） 。
(2) 对产品的验收要求、价格、数量、交付。
(3) 适当时还应包括对供方的产品、程序、过程、设备的批准要求，人员资格的要求，管理体系要求等。
4.3.3 各部门提出的采购文件应经审批：
(1) 一次综合多项《月采购计划》或专项的《采购合同、协议》金额在5万元（含）以下的，由部门负责人批准。
(2) 上条中在5万元以上的，由部门负责人审核后、供销副总经理批准。
(3) 急需的《临时采购计划》由部门负责人审核后、供销副总经理批准。
4.3.4 采购文件按《文件控制程序》要求控制，物资供应部根据批准后的采购文件实施采购。
4.4 采购产品的验证
4.4.1 对采购产品的验证可以有如下几种方式：
(1) 由我公司进行进货验证，验证方法按《产品的监视和测量控制程序》的规定执行。
(2) 由我公司在供方现场实施验证。
(3) 由顾客在供方现场实施验证。
对后两种方式，应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法，由提出采购部门执行。
4.4.2 公司在供方现场的验证，不能免除供方提供合格产品的责任；顾客在供方现场的验证不能免除我公司提供合格产品的责任。
5 相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2 《产品的监视和测量控制程序》
6 相关记录和报告
6.1 《采购产品和外包过程分类清单》（略）
6.2 《供方评定记录表》（略）
6.3 《合格供方名单》（略）
6.4 《供方业绩评定表》（略）
6.5 《采购计划》（略）
6.6 《采购合同、协议》（略）
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