《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》

主讲/辛巧娟

 

程序文件（2）——记录控制程序

1 目的

对记录进行有效控制和管理，确保记录真实地反映一体化管理体系的控制过程，以提供对产品、过程、体系以及质量、环境和职业健康安全绩效符合要求的证据。

2 适用范围

适用于所有与本公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有效运行的相关记录的控制。

3 职责

3.1 办公室（文件档案室）归口管理记录控制。

3.2 各部门负责与其相关的记录的管理。

3.3 记录填写人员对所记录的每一项数据和信息负责。

4 工作程序

4.1 记录的编制

4.1.1 记录分为以下三类：

(1) 原始记录： 一体化管理体系运行中各项活动进行情况的最初直接的记录。

(2) 统计报表：用一定的表格形式，根据一定的原始记录和核算资料，按照一定的报送时间和程序，进行加工整理，提供资料的一种形式。

(3) 报告：对一定的原始记录、报表、资料，经过一定程序的分析、判断后做出的评价或意见。

4.1.2 记录的形式可以是卡片、表格、图表、书面报告，也可以是拷贝、磁带、软盘、光盘或胶片。

4.1.3 记录表格的管理：

(1) 办公室（文件档案室）组织各部门收集各类文件中规定的记录表格，编制《公司记录清单》（内容包括记录的名称、编号、填写部门、发放范围和保存期），后附记录表格的空白样式。

(2) 记录的保存期应与该记录涉及的产品、活动或服务的寿命（工作）周期相当，除另有规定者外，分为3 年、5 年，、今10 年、20 年、永久五档。保存期应在记录中的显著位置明示。

(3) 《公司记录清单》（包括所有记录表格的空白样式）报管理者代表批准后发放至各部门执行。

4.1.4 需对记录样式进行修改时，由申请修改的部门提出，执行《文件控制程序》的有关规定。

4.2 记录的填写与传递

4.2.1 各部门、各岗位按要求填写记录，做到“五要、五不要“:

(1) 要字迹工整、纸面整洁，不要在原始记录上乱写乱画。

(2) 要用钢笔或签字笔（黑色或蓝色）填写，不要用圆珠笔或铅笔填写。

(3) 要签姓名，不要只写姓或名。

(4) 要填写当时日期，不要提前或滞后。

(5) 要做到数据准确、项目齐全，不要漏项。

4.2.2 记录不得修改、涂改，确有当时记录错误时应自记录人划改，并在划改处签名或盖章、注明日期。

4.2.3 记录应按规定的范围呈报或分发，原始样本留填写部门。

4.3 记录的归档

4.3.1 各部门形成的记录超过3 个月后应向办公室（文件档案室）移交归档，并做好《记录交接清单》的记录。

4.3.2 记录归档后，办公室（文件档案室）应分类按形成部门、内容或日期装订成册，并在封面上注明形成部门、记录名称及日期范围，并建立《归档记录清单》。

4.4 记录的保存

4.4.1 记录应保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防虫蛙、防潮等工作。对于保存在磁带、软盘与光盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止存储的内容丢失。

4.4.2 记录应做出明显标记，并遵循便于检索、追溯和安全的原则存放。

4.5 记录的查阅

4.5.1 经保存部门负责人同意，记录可提供给公司相关人员查阅，记录管理人员应及时收回。

4.5.2 经管理者代表批准，外来人员可在规定的区域查阅本公司的记录，经总经理同意可予转录，但不得复制，记录管理人员应及时收回。

4.6 记录的处理

4.6.1 办公室（文件档案室）每年检查一次，对超过保存期限的记录填写《文件／记录销毁记录》，经部门负责人审批后销毁。已销毁的记录应在《归档记录清单》备注中注明。

4.6.2 外来记录，如供方提供的产品出厂检验报告、计量检定报告、顾客投诉，以及相关方建议、环境与职业健康安全不符合记录等，由相关部门与相关文件或资料同时保存或处理。

5 相关文件

《文件控制程序》。

6 相关表和报告

6.1 《公司记录清单》（略）

6.2 《记录交接清单》（略）

6.3 《归档记录清单》（略）

6.4 《文件／记录销毁记录》（略）

 

 

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