《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》
主讲/辛巧娟
程序文件（1）——文件控制程序
1 目的
在公司一体化管理体系运行中，确保所有文件的使用场所都能够得到相关的有效版本。
2 适用范围
适用于一体化管理体系中所有文件和资料的管理。
3 职责
3. 1 综合管理部归口管理类文件控制。
3. 2 技术开发部归口技术类文件控制。
3. 3 办公室（文件档案室）归口外来文件以及文件和资料的归档管理。
3. 4 各部门负责与本部门相关文件的管理。
3.5 根据授权，相关人员对各类文件进行编制、审核、批准。
4 工作程序
4.1 文件的层次、分类和状态
4.1.1 文件的层次
(1) 第一层次文件（综合管理手册）：宏观描述质址、环境、职业健康安全一体化管理体系的文件，包括形成文件的质量、环境、职业健康安全综合管理方针、目标与指标。
(2) 第二层次文件（程序文件）：根据质量、环境、职业健康安全管理体系要素，描述所需的相互关联的过程和活动的管理文件，是《手册》内容的展开。它们规定了有关要求的实现方法和途径，是提供如何完成某项活动的一致性信息的规范性文件，并包括各自相关的记录。
(3) 第三层次文件（作业文件）：针对具体的质量、环境和职业健康安全活动及操作进行描述并规定的详细指导性文件。它们是程序文件的一系列支持性文件，是对程序文件的展开、补充和细化，并包括各自相关的记录。
4.1.2 文件的分类
一体化管理体系文件分为以下三类：
(1) 管理类文件：规定质量、环境和职业健康安全管理活动的具体要求，如综合管理手册、程序文件、第三层次文件（规章制度、操作规程、实施办法）等。
(2) 技术类文件：规定质量、环境和职业健康安全技术活动的详细方法， 如技术标准、工艺规程、检验规程、图样、说明书等。
(3) 外来文件：由公司外部的组织（如顾客、供方或其他相关方）提供的文件。
各归口部门分别制定管理范围内的《文件控制清单》，并随着文件的变更及时更换。《文件控制清单》可有《管理类文件控制清单》、《技术类文件控制清单》、《外来文件控制清单》几种形式，分别经批准后作为管理的依据。
4.1.3 文件的受控状态
(1) 受控文件：公司内各部门使用的文件、按要求呈交合同关系单位的文件均为受控文件。发放时应在其封面或适当的明显部位加盖受控专用章或以适当方式明确为受控文件，应对其进行修改更换管理。
(2) 非受控文件：公司向外界发放的文件为非受控文件。非受控文件不作受控状态标记，也不对其进行修改更换管理。
4.2 文件的编制、审核和批准
4.2.1 一体化管理体系文件既要符合” 三个采用标准”的要求，又要符合适用法律法规和其他要求以及公司的实际需要。
4.2.2 综合管理部组织管理类文件的编制，技术开发部组织技术类文件的编制。
4.2.3 文件的媒介可以书面或电子版形式表达，要求字迹清晰、易于识别。
4.2.4 所有编制的文件都需经过审批：
(1) 综合管理手册、程序文件由管理者代表或主管副总经理审核、总经理批准；第三层次管理类文件由主管部门负责人审核、主管副总经理批准；第三层次技术类文件由本部门负责人和技术开发部相关人员双重审核、主管副总经理批准。
(2) 文件的编写、审核和批准应分别巾不同人员进行，任何人不得兼行，且审核人的级别不低于编写人，批准人的级别不低于审核人。
4.2.5 文件编写的内容和格式（体例、编号、层次和字体）要求，执行《文件编写规定》的规定。
4.3 文件的发放和保管
4.3.1 确定文件发放范围：
(1) 综合管理手册和程序文件的发放范围，由综合管理部提出、管理者代表批准。
(2) 第三层次文件和外来文件的发放范围，由主管部门提出、主管副总经理批准。
4.3.2 每份文件都注明发放编号，按上述发放范围由主管部门发放，并填写《文件发放登记表》，文件的发放编号应具有唯一性。
4.3.3 文件的保管按以下规定执行：
(1) 各相关部门配备专（兼）职文件管理员，对本部门受控文件进行动态管理。
(2) 各相关部门确定专门、适宜的场所保存文件，确保文件不要受损。
(3) 当文件破损严重而影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续。
(4) 需要归档的文件交办公室（文件档案室）统一管理。
(5) 文件发放范围以外的人员需要长期借阅时，须经该文件发放范围的批准人批准。
4.4 文件的评审和更新
4.4.1 文件的评审在内审和管理评审之前由主管部门组织进行，每年评审一次，必要时可随时进行。评审的关注点为：
(1) 适宜性、充分性和可操作性。
(2) 可能引入的质量、环境或职业健康安全风险。
4.4.2 文件经评审需要更改时，应由提出部门或人员负责填写《文件更改申请表》，经该文件原批准部门或相应部门负责人批准后，由相关部门实施更改。
4.4.3 文件更改的方式可能有：
(1) 在原文上划改：当更改内容较少时，可将要修改的内容划掉并在适当处加写上更改的内容，由文件主管部门责成有关人员统一进行，同时加盖更改人名章。
(2) 换页：当某页更改内容较多时，可重新打印此页并注明该页的修改状态，由文件主管部门责成有关人员统一进行。修改状态以A/0、A/1……,BIO、B/1……表示，其中A/0为A版的原始状态，A/1为第1次修改……；BIO为B版的原始状态，B/1为B版第1次修改……。
(3) 换版：当文件的内容发生重大变化或较多的页数需要更改时，经批准后可以换版。文件的版本以字母“A、B、C……”表示，其中字母“A、B……”表示第一版、第二版…… 。
4.5 文件的作废、留用和销毁
4.5.1 当某文件作废时，由原发放部门对照《文件发放登记表》，通知各相关部门按要求”作废＂，并在作废文件上加盖”作废文件“印章。如果出于某种目的需要保留一份或几份该”作废文件”时，经批准后加盖”作废文件，保留“印章方可留用。
4.5.2 作废文件需销毁时，经文件管理部门负责人批准后同意销毁，并填写《文件／记录销毁清单》。
4.6 外来文件的控制
4.6.1 外来文件由各相关部门负责收集、识别、保管，并列入部门《外来文件清单》。办公室对长期使用的外来文件（如法律法规和其他要求）进行归口管理，编制公司《外来文件清单》，注明使用部门，并经主管副总经理批准。
4.6.2 办公室对长期使用的外来文件按其使用部门分发，各相关部门使用并保存。
4.6.3 有关环境和职业健康安全方面的法律法规和其他要求的管理，执行《法律法规和其他要求控制程序》。
4.7 各类记录表格是文件的一部分，随同支持性文件同时产生，并与该文件同时控制。
5 支持性文件
5.1《法律法规和其他要求控制程序》
5. 2《文件编写规定》
6 相关表格和报告
6.1 《文件控制清单》（略）
6.2 《文件发放登记表》（略）
6.3 《文件更改申请表》（略）
6.4 《文件／记录销毁清单》（略）
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