《质量、环境、职业健康安全一体化管理体系典型案例》

主讲/辛巧娟

 

综合管理手册（3）

 

4 一体化管理体系/4.2 文件要求/4.2.3 文件控制

1. 总则

对一体化管理体系所要求的文件进行控制，以确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

2. 职责

(1) 综合管理部归口管理类文件控制。

(2) 技术开发部归口技术类文件控制。

(3) 办公室（文件档案室）归口外来文件控制。

(4) 根据授权，相关人员编制、审核、批准一体化管理体系的各类文件。

(5) 各部门、各岗位负责与其相关的文件管理。

3．工作程序

(1)公司建立并保持《文件控制程序》，对文件编制、会签、审批、状态标识、发放、使用、接收、利用、保护、评审、修改、再批准、保存、作废、回收、废止、保留或销毁等活动进行控制。

(2) 《文件控制程序》已明确了管理类文件、技术类文件和外来文件的范围。

(3) 确保所确定的策划和运行一体化管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。

(4) 建立并保持一体化管理体系程序文件清单、作业文件清单、外来文件清单和相关表单清单。

(5) 各类记录、报告表格是文件的一部分，随使用文件同时产生，并与该文件同时控制。

(6)有关法律法规和其他要求的控制，执行《法律法规和其他要求控制程序》。

4. 支待性文件

(1)《文件控制程序》。

(2)《法律法规和其他要求控制程序》。

 

 

4 一体化管理体系/4.2 文件要求/4.2.4 记录控制

1. 总则

对一体化管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程、体系以及质量、环境和职业健康安全绩效符合要求的证据。

2. 职责

(1) 办公室（文件档案室）归口管理记录控制。

(2) 各部门负责与其相关的记录的管理。

3．工作程序

(1) 公司建立并保持《记录控制程序》，对质量、环境和职业健康安全相关活动中所涉及记录和档案的标识、生成、贮存、移交、保护、检索、借阅、保留和处置等进行规定。

(2) 每一种记录都应确定与其相关的产品寿命周期或活动的时限及相应的保存期限。

(3) 记录和档案应保持清晰、易于识别和检索，以提供符合要求和质量、环境和职业健康安全有效运行的证据，并可追溯到相关的活动。

4. 支持性文件

《记录控制程序》。

 

 

5 管理职责/5.1 管理承诺

公司领导承诺按“三个采用标准”以及适用法律法规和其他要求建立、实施和保持一体化管理体系，并通过持续改进使其不断完善。通过以下职责的履行和相关活动的开展为承诺提供证据：

(1) 采取教育培训、媒体宣传、会议等多种方式，向公司全体员工传达满足顾客、法律法规和其他相关要求的重要性。

(2) 制定、批准发布书面的质量、环境和职业健康安全综合管理方针。

(3) 制定质量、环境和职业健康安全目标／指标，并在职能部门和相关层次上分解和落实。

(4) 确保为一体化管理体系提供必要的人力资源、基础设施、工作环境、财务及信息等资源。

(5)确保实现污染预防和对风险进行控制，持续改进环境和职业健康安全绩效。

(6) 按策划的时间间隔进行管理评审，评价一体化管理体系的适宜性、充分性和有效性，并提出持续改进的方向和目标。

 

5 管理职责/5.2 以顾客和相关方为关注焦点

公司应以增强顾客与相关方满意为目的，授权并要求各部门确保：

(1) 通过市场调研、预测，或和顾客与相关方的直接沟通，调查、识别并理解顾客与相关方的需求和期望。

(2) 将顾客与相关方的需求（包括质量要求、环境保护要求、职业健康安全要求）转化为各项工作的具体目标并予以实施，确保公司的目标和顾客与相关方的需求和期望相结合。

(3) 按照《沟通、协商与信息交流控制程序》的规定：

① 和顾客与相关方保持良好的沟通和交流；

② 将顾客与相关方的需求和期望传达到公司相关部门或人员。

(4) 当顾客与相关方的需求和期望以及相关法律法规和其他要求改变时，应及时更新组织的规定和质量、环境和职业健康安全管理体系的相关内容，以确保持续满足顾客与相关方的要求。

 

5 管理职责/5.3 综合管理方针

1．综合管理方针及其内涵

见本《手册》0.5 综合管理方针和目标、指标。

2. 方针的管理

(1)综合管理方针的制定、修订、评审，均需吸纳员工的意见。在实施过程中，应使各部门、各类人员之间得到充分的沟通和理解，并使相关人员认识所从事活动的相关性和重要性。

(2) 通过培训、文件分发、会议、宣传栏等方式向全体员工宣贯质量、环境、职业健康安全综合管理方针。

(3) 以适当的方式向公众公开质量、环境、职业健康安全综合管理方针，并保证相关方获得。

(4) 为建立和评审目标、指标提供框架和基础，并将目标、指标逐层分解。

(5) 在管理评审时，对质量、环境、职业健康安全综合管理方针的实施情况及持续适宜性进行评审，必要时予以修订，以适应不断变化的内外部条件和环境。

(6) 对综合管理方针的制定、批准、宣传培训、贯彻执行、评审和修订予以全面控制，分别执行《方针、目标、指标和管理方案控制程序》、《文件控制程序》和《人力资源控制程序》。

 

 

5 管理职责/5.4 策划/5.4.1 环境因素

1. 总则

对公司涉及的活动、产品、服务中的环境因素进行识别、评价，以确定重要环境因素，并对其制定相应的控制措施。

2. 职责

(1) 综合管理部归口管理环境因素。

(2) 各部门负责所属范围环境因素识别、评价和控制。

(3) 管理者代表批准重要环境因素及其控制措施。

3. 工作程序

(1) 公司建立并保持《环境因素识别、评价和控制措施确定程序》，以对管理体系覆盖范围内的活动、产品和服务的环境因素进行识别。识别应考虑如下方面：

①能够直接控制的和可施加影响的环境因素。

②过去、现在、将来三种时态。

③正常、异常、紧急三种状态。

④向大气的排放、向水体的排放、向土地的排放、原材料和自然资源的使用、能源使用、能量释放（如热、辐射、振动等）、废物和副产品、物理属性等。

(2) 环境因素评价应考虑其环境影响的范围、影响程度、发生频次、社区关心程度、法规符合性等。

(3) 根据环境因素评价结果确定重要环境因素并确定其优先项，策划相应的控制措施加以控制，降低或消除对环境的影响。重大环境因素的控制措施包括：

①制定目标、指标和管理方案；

②保持现行或采用新的运行控制措施；

③制定应急准备和响应措施等。

在采取上述措施时，应辅之以必要的培训以及适当的绩效监测和测量。

(4) 当活动、产品、服务发生变化或法规及其他要求更新时，应对环境因素进行补充识别，并报综合管理部进行环境因素再评价，以重新确定重要环境因素并适时采取新的控制措施。

(5) 管理者代表批准重要环境因素清单。

4. 支持性文件

《环境因素识别、评价和控制措施确定程序》。

 

 

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