当海关专员或质量监督检查员来到你的公司“飞检”时，你将如何应对？

文/杨柳

在检查员检查之前，所有公司都应该建立程序来处理监管检查员的检查。

这些程序应涉及在设施内拍摄和/或记录采访的政策以及安全要求。

检查是随机的，没有事先通知的。这就是人们常说的“飞检”。

程序中的一个重要步骤是建立一个主要和备选的联络人，负责与任何有害材料检查员进行互动。

主要联络人应了解所有适用的危险材料法规，知道适当的文件(如培训材料)在哪里存放，并了解检查的基本要求。

应制订的重要程序包括:

1、将适用的培训证书/材料保存在易于获取的位置。培训的证据经常在检查期间被查看。确保每个签署文件的人都有相应的培训记录。

2、.将适用的文件存储在易于访问的位置：在检查期间，文件经常被引用和分析。必须指出的是，管理机构只要求在一定的时间范围内审查文件。超过这个时间期限保留的任何单据应存放在单独的地点。

3、将非危险品包装单据与危险品包装运输单据分开存放。

4、将任何适用的监管手册放在公司发货柜台。这些手册应该是法规的最新版本。

5、在工厂或仓库内指定一个存放危险品及包装的地点。许多检查人员希望在运输前检查有害物质及包装是如何生产、储存、包装、贴标签、标记和以其他方式处理的。将这些材料放在中心位置有助于简化检查过程。

当检查员到来时，重要的是，在整个参观过程中，主要联系人尽可能与检查员保持联系。主要联系人应确保做到以下几点：

1、邀请检查员到会议室或私人办公室。

2、确认检查人员：要求查看凭证。写下相关信息。

3、确定检查的范围。问检查员是什么引起了检查。

4、检查人员在场时，通知公司法律顾问。

5、对所见之事、所言之事、所见之人、以及是否有任何样本或文件副本作笔记。

6、当对检查员提出的任何问题有疑问时，不要回答。与检查员沟通，你不理解问题，并要求检查员将问题以书面形式提交给你的公司顾问或指定联系人。向他们提供公司的法律顾问信息。

7、不要在口头或书面上承认任何违反或不遵守规定的行为。除了确认检查员在现场之外，不要签署任何东西。

8、检查员一离开就准备一份备忘录。它应包括检查的所有相关细节，所出示或要求的文件的副本等。

在检查结束时，工作人员会向你详细说明检查的结果，并就公司如何解决强调的问题提出建议。

这通常是一个非常公平的过程，有助于联合国托运人遵守其货物的监管方面。