部门间经常踢皮球，这个怎么办？
文/凤巢
对新手主管来说，跨部门沟通不良，可能会让他好不容易建立起来的自信，瞬间摧毁。
你认为十万火急的事，到了其它部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”；原本应该合作解决的问题，到了调度会上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。
到底，在不同部门，各有不同立场与利益的情况下，怎样才能把话说清楚，把成果做出来？很多人抱怨：为什么跨部门沟通这么难？其实，只要掌握几个典型基本原则，进行无障碍的跨部门沟通，并非难事。
沟通前先做好准备
在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备就去，否则很可能得不到你想要的东西。
下面的几个问题，应该事先想清楚：
了解其它部门的语言
跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说，部门内人员平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。
因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”，换位思考，试着站在对方的立场思考：
-
“这么做，对对方部们的政绩有帮助吗？”
-
“如果我是他，会接受这种做法吗？”
-
“这个方法，真的有用吗？”
跨部门的换位思考法，能将误解或沟通频率不搭的机率，降到最低。此外，频繁的互动，有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时地跟其它部门的同事，吃吃饭、聊聊天，有好无坏。
开诚布公是最好的对策
你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。
相反的，互信会让双方在沟通时打开心房，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。
诚信沟通有以下要素：
-
错的不要解释；
-
务必不要争执；
-
不打断对方说话；
-
微笑再微笑。
不要害怕冲突
在跨部门会上，每个分管领导，为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些新手，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
有时候，太过和谐，反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。态度要柔软，但立场要坚定，“别太快或太轻易就顺从认命。”捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。
呈现事实，专注中心议题
让沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。
尽量说事实（如各种数据等），可以将沟通过程中“人”的因素，降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑，但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事实“可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”
多提选项，保持弹性
当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项，例如一次提出3～5个方案，让其它人有更大的选择空间。
多元选项，能让选择不再“非黑即白”，让别人有较大的弹性调整，自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。
创造共同目标，一起合作
无可讳言，各部门间，一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。
因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。最好的借口：就是我们得完成书记的任务吧。
沟通中，达成一致的目标，需要弄清楚四个问题：
-
双方的共同目标是什么？
-
有什么阻碍双方合作？
-
创造共同目标的资源是什么？
-
合作的价值是什么？
尊重沟通对象的权力
每个小领导，都是小部门、小范围的决策者，也期待别人尊重他的这种权力。因此，当你在进行横向沟通时，一定要挑对对象。一定要注意彼此位阶的对等关系，以免造成不必要的误会。
善用幽默
幽默，可以做为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。当你必须呈现，可能会触犯到他人的事实，或是要沟通棘手讯息时，以轻松或幽默的方式来传达，比较能保留对方的面子，也有助于正面的沟通。
幽默使用法则的四条禁忌：
-
不谈论对方家庭；
-
不以人身攻击；
-
不涉及组织敏感话题；
-
幽默有度，点到即止。
确保沟通信息无误
跨部门协调后，须交由各部门的一线人员去执行，因此，信息传达无误，才不会让好不容易达成的共识，大打折扣。可以用以下几个方法：
向对方重复沟通中的主要内容；
-
利用澄清的方式，提出不明白的内容；
-
谈论重点议题时，尽量不要打断对方讲话。
